在西方,呼叫中心早已不是什么新鲜事物,据报道,在美国很难找到没有呼叫中心、没有800号特号服务的企业和公司了。
呼叫中心不仅仅是一个服务机构,而是一个实实在在为公司带来经济收益的机构,许多运行成功的企业客户服务部门,以呼叫中心为基础、以CRM软件为工具,已经从“成本中心”转化为“利润中心”。
大到海尔、TCL 小到易购365
海尔以服务著称,其呼叫中心系统是比较成熟的,采用的是朗讯公司的G3系统呼叫中心设备,数据库系统是ORACLE,使大规模的话务及数据处理建立了良好的基础,由于建立了完整的全国范围的客户档案,可以随时查询客户资料、进行有针对性的服务、进行服务回访,可靠地保证了全国范围的服务质量,使海尔与客户的关系更为贴近,提高了客户满意度。据报道,TCL的呼叫中心系统同样也是非常出色,这套系统为客户建立了一个基于电话平台的24小的客户服务环境。使得TCL用户电话响应率大大提高,人工接听服务的比率降到了20%,服务规范化程度有显著增强,把呼叫中心变成商务的前沿。
上海富尔网络销售公司(易购365 )是一家由上海糖业烟酒(集团)公司与上海市第一食品有限公司共同投资建立的电子商务销售公司,成立于1999年,与其他当时在“作秀”的电子商务企业不同,易购365在公司业务开展的早期,就已经意识到采用呼叫中心技术提高客户服务的重要性,并采购先进的郎讯公司的呼叫设备,在易购365的B2C业务中,85%的定单业务来自于电话,定单的接收、处理、复核均由呼叫中心来完成,易购365的所有业务均围绕客户服务中心进行,与其他将交易重点放在“网络真空”的电子商务企业不同,易购365形成了真正的收入、并逐渐进入良性循环,到今天,大批电子商务企业纷纷倒闭的今天,易购365的一支独秀。
在一年多的运做后,易购365的呼叫中心已经逐渐发挥出提供新型及增值服务的功能。
在今年的“小烟杂店”的业务开拓过程中,易购365大胆地采用主动呼出方式,部分替代业务员上门销售的方式,产生了惊人的效果,一个经过专业培训的呼出人员,在一天中通过3-4小时的呼出,同打了120个电话,成交定单近20个,金额在1万多元,按照简单的计算,相当于10个业务员的业绩,这就是呼叫中心的形成的增值服务的魅力。
目前国内已经建立或正在建立呼叫中心的企业还有春兰集团、美的集团、跃进集团、上海通用企业公司等企业,这些企业建立的呼叫中心系统,在以“客户为中心”的营销理念指导下,与CRM软件进行有机的配合,将为企业创造更大的价值。
从理念到实施一步步推进
按照我们给易购365的呼叫中心及CRM提供咨询服务的经验,我们建议,企业应该按照如下步骤进行:
确立理念:我们在这里举2个大家都熟悉的IT界的例子,其中成功地进行了转型的企业并获得成功的是1993年后IBM,,它发生的巨变是我们是有目共睹的,转型不成功(或者根本没有意识到这种新型营销理念)的企业有我们非常熟悉的国内IT巨人--四通集团公司,四通集团公司曾经的口号是”成为中国的IBM”,但是由于经营理念的落后,永远追逐高利润产品、却永远丢掉了客户,因此导致今天的衰败。这2个案例是值得我们深思的。
流程分析及BPR(业务流程重组):按照BPR的工作方式,在对企业主要的与客户进行交流的业务流程进行分析后,明确出那些是可以改进企业与客户的关系的流程、对这些流程提出BPR建议,使其更高效,对那些内部扯皮、直接影响客户服务质量的流程,予以简化或清除。呼叫中心的建设绝不是一个简单的买一个计算器一样的工作,实际上已经不是一个IT项目,如果只是按照IT项目进行,只能”事倍功半”,甚至是“刻舟求剑”。
选择技术平台:呼叫中心的设备可以按照自己的业务量及预期目标进行选择,基本上可以有2种方式的应用方案,一种是基于ACD的技术方案前面谈到的例子全部是这种方式,这种方式的方案功能强大,但投资巨大,可以从几十万到上千万不等,典型的厂家有郎讯、西门子、北方电讯等;另一种方案是基于微机和语音板卡的呼叫中心方案,适合于不超过10个坐席、功能较为简单的呼叫中心,投资较少,从几万到几十万。
重视培训:企业的呼叫中心不是说随便找几个人就可以胜任的,要按照呼入、呼出、投诉等不同技能,首先对应聘人员进行语音方面的试听、经过一系列测试后,进行面试及一定计算机技能的考核,将具有一定素质的人员按照特定专业、话务技能、服务心理、服务技巧、服务艺术等方面进行培训后,方可上岗,效果与没有经过培训的人员,大大不同,直接影响到服务质量。我们曾经遇到过一个企业的老总,他对呼叫人员要经过专业培训大不以为然,认为只要要求员工不与客户吵架即可以了,但两者的服务质量肯定是不在一个档次的。
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建立客户数据库:首先要收集到客户数据,方法很多,比如用户卡、维修卡等等,这里要注意的是,收集客户资料时,千万不要触犯到客户的隐私权。同时,与客户任何交流均要补充到客户数据库中,因此,一开始企业必须要有非常明确的客户数据库建立策略、客户数据分析使用策略,客户数据是企业非常宝贵的财富,一定要有一个整体的策略,而不是只是由客户服务部门收集上来找个地方一存储就行了,否则会造成极大的浪费。
建立CRM系统:在时机成熟时,企业可以考虑建立自己的CRM系统了,但要注意的是,如何选择合适的软件,是非常重要的,这里企业不要只是听软件厂家的介绍,要多走出去看看,尤其是同行业的应用经验,CRM是一种大型系统,不是简单地将软件买来、安装上去就可以了,CRM的实施要比安装一套软件复杂的多。
倾听第三方观点:在选择技术方案时,企业实施呼叫中心及CRM,最好能够请到一个具有行业经验的、代表第三方观点的咨询公司,这里的第三方观点对技术的选型尤其重要,不管是硬件厂家、软件厂家,在推销自己的产品时,必然存在”老王卖瓜、自卖自夸”之嫌。
咨询公司协助实施:在条件允许的情况下,请一家具有经验的管理咨询公司协助企业进行项目实施,咨询公司可以为企业作的事情包括:协助提出客户服务战略、对业务流程进行分析、提出BPR建议、技术选型、客户数据库方案制定、呼叫中心人员招聘、培训、呼叫中心管理制度的制定、CRM策略制定、实施等等等,,在国外,咨询公司介入大型系统建设早已成为惯例,咨询公司可以根据自己的经验,使企业、开发商合作得更好,使企业的项目早日产生效益。